Wichtiges zur Kassen-Nachschau 2018 und zur Verfahrensdokumentation

Unangekündigte Kassen-Nachschau droht ab 2018

Ab 2018 darf das Finanzamt sogenannte Kassen-Nachschauen durchführen, um die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben zu überprüfen. Die Nachschau kann die Finanzverwaltung ohne vorherige Ankündigung und auch zunächst anonym durch Testkäufe durchführen. Dabei kann sie computergestützte Kassensysteme, Registrierkassen und offene Ladenkassen kontrollieren.

Hinweis: Spätestens zum 01.01.2018 sollten Sie alle Organisationsunterlagen rund um die Kasse bzw. das Kassensystem zusammengestellt und jederzeit griffbereit haben. Dazu gehören auf jeden Fall die Bedienungsanleitungen und die Programmier- bzw. Einrichtungsprotokolle. Sollte der Kassenprüfer unangekündigt an Ihrer Tür klingeln, nehmen Sie bitte umgehend Kontakt mit uns auf! Wir stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

Die elektronische Buchführung und damit auch die rechtskonforme Aufbewahrung elektronischer Dokumente sind inzwischen stärker in den Fokus der Betriebsprüfung gerückt. Hier droht die Gefahr von Umsatz-und Gewinnschätzungen, wenn sich schwerwiegende Mängel zeigen. Besondere Bedeutung kommt hierbei der richtigen Archivierung von elektronischen Dokumenten zu. Zwar sind Sie in der Wahl des Archivierungssystems frei, allerdings erteilt die Finanzverwaltung auch keine offiziellen Testate und gibt auch keine Empfehlungen heraus. Wenn Sie die folgenden Punkte beachten, geben Sie dem Betriebsprüfer wenig Anlass zur Kritik:

  • Alle elektronischen Belege sind möglichst zeitnah zum Empfang oder zur Erstellung zu archivieren, um Datenverlust oder -verfälschung zu vermeiden.
  • Nachträgliche Änderungen an den elektronischen Dokumenten müssen ausgeschlossen sein oder lü­ckenlos dokumentiert werden.
  • Die Archivierungssysteme müssen eine spätere Lesbarkeit durch die Finanzverwaltung erlauben. Verdichtete Daten müssen ohne großen Aufwand lesbar gemacht werden können.
  • Die Ablage muss grundsätzlich in dem Format erfolgen, in dem das Dokument empfangen worden ist. Nur bei Papierdokumenten ist eine elektronische Aufbewahrung durch ersetzendes Scannen möglich. Dann ist allerdings eine Scananweisung erforderlich.
  • Alle archivierten Daten sind in einen nachvollziehbaren und eindeutigen Index mit Suchfunktion aufzunehmen.
  • Der gesamte Archivierungsvorgang muss nachvollziehbar dokumentiert werden.

Hinweis: Nach den GoBD sind Sie als Unternehmer insbesondere verpflichtet, eine genaue Verfahrensdokumentation zu führen, aus der ersichtlich ist, wie Belege empfangen, erfasst, digitalisiert, verarbeitet und aufbewahrt werden.

Soweit Sie per E-Mail Eingangsrechnungen erhalten oder Rechnungen versenden, sollten Sie die gesamte E-Mail-Korrespondenz aufbewahren. Der bloße Ausdruck der E-Mail erfüllt nicht die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, da bereits nicht das Format beibehalten wird. Es empfiehlt sich, E-Mails und vor allem die Dateianhänge außerhalb des E-Mail-Programms in einem Dokumentenmanagementsystem oder einem System zur rechtssicheren Archivierung von E-Mails abzuspeichern.

Praxistipp: Können Sie nicht einschätzen, ob Ihre betrieblichen Abläufe die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung im elektronischen Rechtsverkehr erfüllen, sprechen Sie uns gerne an. Wir können anhand Ihrer Betriebsabläufe gemeinsam mit Ihnen Schwachstellen aufdecken und Optimierungsvorschläge unterbreiten.