Gesellschafter der APO-Audit

Was bedeutet es Gesellschafter der APO-Audit GmbH zu sein?

Die Beteiligung als Gesellschafter an der APO-Audit GmbH sehen wir als einen grundlegenden Nutzen für unsere Mandanten. Der Informationsaustausch zum Thema „Digitale Betriebsprüfungen in Warenwirtschaftssystemen von Apotheken“ erfolgt auf kurzem Weg. Zeitnah werden Ergebnisse und Erkenntnisse aus Betriebsprüfungen zwischen den auf Apothekenberatung spezialisierten Steuerberatungskanzleien und Mitgesellschaftern ausgetauscht.

Damit werden wir in die Lage versetzt diese Informationen umgehend durch unsere Rundschreiben an die Mandanten weiterzugeben.

Die Möglichkeiten der zur Verfügung stehenden Tools der APO-Audit GmbH helfen, zudem Mängel in den Aufzeichnungen zu entdecken und für die Zukunft abzustellen. Der Mandant wird in die Lage versetzt, sein Warenwirtschaftssystem (WWS) rechtskonform einzurichten.

Voraussetzung: Vorlage einer GDPdU-konformen Daten-CD aus dem WWS für die Betriebsprüfung

Um die möglichen Diskussionspunkte im Bereich der Datensätze zu minimieren, ist es zwingend notwendig, eine Daten-CD zu erstellen. Hier sollten sich die Daten streng an den minimal geschuldeten Vorgaben der APO-Audit, welche auch beim Finanzamt bekannt sind und rechtlich geprüft wurden, orientieren. Bei den GDPdU-Daten gilt der Grundsatz: WENIGER IST MEHR.

Definition der steuerlich relevanten Abläufe in einer Verfahrensdokumentation

Alle Systeme, in denen steuerlich relevante Daten vorkommen, müssen inkl. ihrer Einbindung in den Gesamtprozess in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Die WWS-Anbieter stellen diese Verfahrensdokumentation meistens kostenfrei zur Verfügung. Neben den Verfahrensabläufen werden hier auch die häufig gestellten Fragen bei Betriebsprüfungen kontinuierlich eingepflegt. Eine Integration in das QMS der Apotheke ist damit jederzeit möglich.

Durchführen der Simulation einer digitalen Betriebsprüfung

Auf der Basis der Daten-CD kann die Simulation einer Betriebsprüfung von uns durchgeführt werden, welche den Mandanten die Gelegenheit gibt, sich auf eventuelle Diskussionsfelder vorzubereiten. Dies kann bei einer Betriebsprüfung ein entscheidender Wissensvorsprung sein und zeigt dem Betriebsprüfer gleichzeitig Ihr Interesse an einer korrekten Buchführung.

Durchführen einer Manipulationsprüfung

Finden Betriebsprüfer Inkonsistenzen, werden in letzter Zeit vermehrt Manipulationen unterstellt. Über die Simulation hinaus empfehlen wir die Einrichtung eines internen Kontrollsystem (IKS). Auf Basis dieses IKS können vielfältige Manipulationen und/oder manipulationsähnliche Fehlbedienungen vermieden bzw. gefunden werden. Erklärungen können somit vor der Entdeckung durch den Betriebsprüfer geliefert und die Ursachen abgestellt werden.

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