Betriebsprüfung: Verstärkte Kassenprüfung angekündigt

Die Frage der ordnungsgemäßen Kassenführung ist stets ein Thema bei bargeldintensiven Betrieben wie Apotheken, Einzelhandel und Gastronomie und regelmäßig Streitthema im Rahmen von Betriebsprüfungen. Die Finanzverwaltung vermutet oftmals Manipulation der Kassen und prüft daher oft penibel. Grund genug, sich noch einmal die Anforderungen an das Kassensystem vor Augen zu führen und jegliche Manipulation auszuschließen.

Anforderungen an das Kassensystem

Die modernen Registrierkassen dienen als umfassende Verkaufs- und Buchführungssysteme. Kernanforderung ist die exakte Aufzeichnung alter Verkaufstransaktionen und Aufbewahrung der Transaktionsbuchungen. Die Registrierkassen erstellen Quittungen, die als Verkaufsdokument zwischen dem Apotheker und dem Kunden fungieren. Der Kassenbon ist der erste Beleg oder Nachweis, der den Inhalt der Transaktion ausweist.

Mittlerweile erfüllt die elektronische Kasse eine Reihe weiterer Funktionen: Sie bietet Sicherheit und Kontrolle der Kassenbestände, ist schnell zu bedienen, erleichtert die Buchführung, ermöglicht die Bestandskontrolle und überwacht die Arbeit des Personals. Sehr häufig gibt es Schnittstellen zwischen den Registrierkassen und Warenwirtschaftssystemen, Logistiksystemen, Buchführungssystemen und weiteren Systemen im Geschäftsablauf.

Verstärkte Prüfung durch Finanzverwaltung angekündigt

Kürzlich kündigte NRW-Finanzminister Norbert Walter-Borjans öffentlich verstärkte Prüfungen der Kassensysteme an. Hintergrund ist eine im Jahr 2013 veröffentliche Studie der OECD, nach der der Steuerverwaltung jährlich Einnahmen in Milliardenhöhe durch manipulierte Registrierkassen, nicht verbuchte Umsätze und verdeckte Einkünfte entgehen. Software-Anbieter würden den bargeldintensiven Unternehmen häufig bewusst elektronische Kassensysteme anbieten, in denen die Möglichkeit zur Steuerhinterziehung bereits programmiert ist. Diese ermöglichten es, getätigte Einnahmen „auf Knopfdruck“ aus den Aufzeichnungen zu entfernen. Damit verschwinden sie aus der Endabrechnung und werden nicht versteuert.

Minister Walter-Borjans fordert die gesetzliche Einführung einer Software, die Manipulationen aufdeckt. Gleichzeitig sollen die Herstellung und der Vertrieb von Software mit Manipulationsmöglichkeiten verboten werden. Außerdem sollen die Finanzämter künftig auch unangemeldet Kassen in Betrieben überprüfen dürfen. Entsprechende Gesetzesentwürfe existieren derzeit noch nicht. Dennoch müssen sich bargeldintensive Unternehmen in NRW – und damit auch sämtliche Apotheken – auf verstärkte Betriebsprüfungen mit Schwerpunkt der ordnungsgemäßen Kassenführung einstellen. Wichtig ist neben der materiellen auch die formelle Ordnungsmäßigkeit. In verschiedenen Schreiben des Bundesfinanzministeriums sind die derzeitigen Anforderungen detailliert dargestellt (unter anderem Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 26.11.10, Az. IV A 4 – S 0316/08/10004-07).